LÍNEAS DE BASE

ESTABLECER LÍNEA BASE

Antes de realizar un seguimiento de su programación, tal vez desee definir una línea de base para poder compararla más adelante con la programación actualizada del proyecto. A medida que avance el proyecto, es posible que desee también guardar periódicamente un plan provisional.

Una línea de base es un grupo de aproximadamente 20 puntos de referencia principales (en cinco categorías: previsiones de fechas de inicio, fechas de finalización, duraciones, trabajo y costos) que puede definir para registrar el plan de proyecto original una vez finalizado y depurado. Conforme avanza el proyecto, puede definir otras líneas de base (hasta un total de 11 para cada proyecto) para medir los cambios realizados en el plan. Por ejemplo, si el proyecto tiene varias fases, puede guardar una línea de base distinta al final de cada fase para comparar los valores previstos con los datos reales.

Como la línea de base proporciona los puntos de referencia con los se compara el avance real del proyecto, ésta debe incluir los cálculos más optimistas para la duración de las tareas, las fechas de comienzo y finalización, los costos y otras variables del proyecto que desee supervisar. La línea de base puede representar también una obligación contractual del proyecto. La información de línea de base que difiere sistemáticamente de los datos actuales puede ser una indicación de que el plan original ya no es preciso, debido probablemente a que debe revisarse el alcance del proyecto o a un cambio en la naturaleza del mismo. Puede modificar o rediseñar la línea de base en cualquier momento del proyecto, si las partes interesadas del proyecto están de acuerdo en que la diferencia justifica este cambio. Es posible que le resulte especialmente útil definir varias líneas de base para proyectos de larga duración o proyectos en los que la línea de base ha resultado irrelevante debido a cambios importantes en las tareas o costos programados.

      Definir una línea de base

1.     En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2.    Si va a definir una línea de base para tareas específicas, seleccione las tareas, incluidas las subtareas y las tareas de resumen, que desea incluir en el plan de línea de base. (Si va a definir una línea de base para todo el proyecto, omita este paso).

3.    En el menú Herramientas, elija Seguimiento y, a continuación, haga clic en Establecer línea de base.

4.    Haga clic en Establecer línea de base y, a continuación, seleccione la línea de base que desea definir.

5.    En Para, siga uno de estos procedimientos:

ü  Para definir la línea de base para todos los datos del proyecto, haga clic en Proyecto completo.

ü  Para definir la línea de base sólo para las tareas que ha seleccionado en la vista Diagrama de Gantt, haga clic en Tareas seleccionadas.

En Resumir líneas de base, seleccione el modo en que desea resumir los datos de línea de base:

·         Para todas las tareas de resumen    Active esta casilla de verificación si desea que los datos de línea de base actualizados de las tareas seleccionadas se resuman en las tareas de resumen correspondientes. De lo contrario, los datos de línea de base de las tareas de resumen puede que no reflejen exactamente los datos de línea de base de las subtareas.

·         De subtareas a tareas de resumen seleccionadas    Active esta casilla de verificación si desea que los datos de línea de base de las tareas de resumen seleccionadas se actualicen para reflejar la supresión de subtareas y las tareas agregadas para las que ha guardado previamente valores de línea de base.

DIAGRAMA DE GANTT DE SEGUIMIENTO

      Administrar y realizar un seguimiento

Cuando se administra un proyecto, se deben controlar los elementos del triángulo del proyecto: tiempo, dinero y ámbito. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Eventos como retrasos inesperados, desfases de costos y cambios en los recursos pueden provocar problemas en la programación.

Si mantiene actualizada la información del proyecto, podrá ver siempre el estado más reciente del proyecto. De esta manera, puede identificar con anticipación problemas que pueden afectar al éxito del proyecto y utilizar Microsoft Project para encontrar soluciones.

      Procedimientos para realizar el seguimiento del progreso real de las tareas

Una vez configurado el proyecto e iniciado el trabajo, puede hacer un seguimiento de las fechas reales de comienzo y fin, del porcentaje de conclusión de las tareas y del trabajo real. El seguimiento de los valores reales muestra cómo los cambios afectan a otras tareas y, en última instancia, a la fecha de fin del proyecto. A continuación se presentan los procedimientos que contribuyen a realizar el seguimiento real de las tareas.

      En el Gantt de seguimiento

Las tareas resumen indican el progreso de sus subtareas mediante una barra segmentada de color blanco situada sobre la barra de tareas de la línea de base.

Las tareas individuales aparecen de un color uniforme en las barras de tareas para indicar la parte de la tarea que se ha completado. El porcentaje completado también aparece por defecto junto a la barra de tareas.

      Muestra de las líneas de progreso

Las líneas de progreso muestran una foto fija del proyecto al día de la consulta o respecto de la Fecha de estado. La línea de progreso se muestra en la vista Diagrama de Gantt como una línea vertical que une las tareas que se encuentran en ejecución con aquellas que se están retrasando en su comienzo. Con esto se crea una línea en zigzag con picos que apuntan a la derecha, y le indica que se encuentra por delante del plan y picos hacia la izquierda que le indican las tareas que se están retrasando.

1.     En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 

2.    En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Líneas de progreso.

3.    Seleccione la ficha Fechas e intervalos.

4.    Si desea la línea de progreso siempre en pantalla seleccione la casilla de verificación Mostrar siempre la línea de progreso actual y a continuación los botones de opción. En la fecha de estado del proyecto o En la fecha actual.

5.    Si desea que las líneas de progreso aparezcan a intervalos regulares durante el proyecto, active la casilla de verificación Mostrar líneas de progreso a intérvalos y configure las opciones.

6.    Si desea que se muestren las líneas de progreso en una fecha concreta, seleccione la casilla de verificación Mostrar las líneas de progreso seleccionadas.

7.    Si desea mostrar el avance del proyecto con respecto a la línea de base, seleccione el botón de activación Plan real o Plan Previsto de la sección Mostrar líneas de progreso en relación con él.

8.    Haga clic en Aceptar. 

INFORMES EN PROJECT

Se pueden crear e imprimir informes generales, de tareas y de recursos predefinidos que le ayuden a presentar los datos del proyecto a otros usuarios. Cualquiera de estos informes puede modificarse para presentar la información que desee.

Los informes básicos están divididos en seis categorías en el cuadro de diálogo:

      Categoría Esquema

Los informes de la categoría Esquema le proporcionan una descripción de nivel superior del proyecto.

NOMBRE	DESCRIPCIÓN
Resumen del proyecto	Utilice este informe de esquema para imprimir un resumen del número de tareas y recursos, el costo del proyecto, las fechas de comienzo y fin y la cantidad total de trabajo.
Tareas de nivel superior	Utilice este informe de esquema para imprimir una lista de las tareas de nivel superior y tareas de resumen que muestre las fechas de comienzo y fin programadas, la duración, el porcentaje completado, el costo y el trabajo. En este informe, puede modificar el contenido (mediante tablas y filtros de tareas), el período de tiempo (o unidad) y los detalles (notas y objetos incluidos), así como ordenar los datos.
Tareas críticas	Utilice este informe de esquema para imprimir una lista de tareas críticas que muestre las fechas de comienzo y fin programadas, y las predecesoras y sucesoras de cada tarea. En este informe, puede cambiar el filtro de tarea o aplicar una tabla diferente para cambiar el contenido que se muestra.
Hitos	Utilice este informe de esquema para imprimir una lista de hitos ordenados por fecha de comienzo. En este informe, puede cambiar el filtro de tarea o aplicar una tabla diferente para modificar el contenido que se muestra.
Días laborables	Utilice este informe de esquema para imprimir una lista de los tiempos de trabajo para cada día de la semana del calendario base.

      Categoría Actividades actuales

Los informes de la categoría Actividades actuales le proporcionan el estado de las tareas del proyecto.

NOMBRE	DESCRIPCIÓN
Tareas sin comenzar	Utilice este informe de actividades actuales para imprimir una lista de tareas que aún no han comenzado, su duración, tareas predecesoras, fechas de comienzo y fin, recursos y asignaciones, ordenados por fecha de comienzo.
Tareas que comienzan pronto	Utilice este informe de actividades actuales para imprimir una lista de las tareas que comienzan dentro del período de tiempo que especifique.
Tareas en curso	Utilice este informe de actividades actuales para imprimir una lista de las tareas que están actualmente en curso, donde se muestran los meses en los que se realizan las tareas.
Tareas completadas	Utilice este informe de actividades actuales para imprimir una lista de las tareas completadas donde se muestren los meses en los que se realizan las tareas.
Tareas que deberían haber comenzado	Utilice este informe de actividades actuales para imprimir una lista de las tareas que tendrían que haber comenzado en la fecha que especifique.
Tareas pospuestas	Utilice este informe de actividades actuales para imprimir una lista de las tareas que se han reprogramado para que finalicen después de las fechas de fin previstas.

      Categoría Costos

Los informes de la categoría Costos le ayudan a comparar los costos reales del proyecto con los costos presupuestados en el nivel de proyecto, tarea y recurso.

NOMBRE	DESCRIPCIÓN
Flujo de caja	Utilice este informe de costos para imprimir una tabla que muestre los costos semanales por tarea. Puede modificar este informe y cambiar el período de tiempo.
Presupuesto	Utilice este informe de costos para imprimir una lista de tareas que muestre el costo presupuestado de cada tarea y la variación entre los costos presupuestados y los costos actuales.
Tareas con presupuesto sobrepasado	Utilice este informe de costos para imprimir una lista de tareas cuyos costos exceden el costo previsto.
Recursos con presupuesto sobrepasado	Utilice este informe de costos para imprimir una lista de recursos cuyos costos exceden el costo previsto.
Valor acumulado	Utilice este informe de costos para imprimir una lista de tareas con los valores planeados, valores acumulados, costos actuales y variaciones, según el costo presupuestado y el costo real del trabajo realizado. Este informe le ayuda a mejorar la visibilidad del ajuste de las tareas al presupuesto del proyecto.

      Categoría Asignaciones

Los informes de la categoría Asignaciones proporcionan información sobre los recursos del proyecto y sus asignaciones de tareas.

NOMBRE	DESCRIPCIÓN
Tareas y recursos humanos	Utilice este informe de asignaciones para imprimir una lista de recursos que muestre las tareas asignadas, el trabajo programado para cada tarea, las fechas de comienzo y fin y los detalles de recursos. Puede modificar este informe e incluir los detalles como notas y objetos.
Tareas, recursos humanos y fechas	Utilice este informe de asignaciones para imprimir una lista de recursos que muestre las tareas asignadas y el trabajo diario programado para cada tarea.
Lista de tareas pendientes	Utilice este informe de asignaciones para imprimir una lista de tareas con su duración, fechas de comienzo y fin y tareas predecesoras divididas por semana para el recurso que especifique.
Recursos sobreasignados	Utilice este informe de asignaciones para imprimir una lista de recursos sobreasignados y de las tareas a las que están asignados.

      Categoría Carga de trabajo

Los informes de la categoría Carga de trabajo le ayudan a comprender la cantidad de trabajo de los recursos durante el proyecto en incrementos semanales.

Puede modificar los datos que se muestran en los informes de la categoría Carga de trabajo y cambiar los incrementos de tiempo por períodos diferentes. También puede modificar estos informes si cambia el filtro de tareas o el filtro de recursos.

NOMBRE	DESCRIPCIÓN
Uso de tareas	Utilice este informe de carga de trabajo para imprimir una lista de tareas y los recursos que tienen asignados y la cantidad de trabajo programado semanalmente.
Uso de recursos	Utilice este informe de carga de trabajo para imprimir una lista de recursos y sus tareas y la cantidad de trabajo programado semanalmente.

      Informes personalizados

Los informes de la categoría Personalizado proporcionan una base para desarrollar sus propios informes básicos personalizados. Puede modificar los informes personalizados o crear nuevos informes personalizados que satisfagan sus necesidades.

NOMBRE	DESCRIPCIÓN
Uso de recursos (materiales o de trabajo)	Utilice este informe personalizado para imprimir una lista de recursos que muestre las tareas asignadas a cada uno de ellos y la cantidad de trabajo programado semanalmente. Puede modificar los datos que se muestran en este informe y cambiar el período de tiempo. Puede cambiar el filtro de tareas o de recursos para modificar el contenido mostrado.
Calendario base	Utilice este informe personalizado para imprimir una tabla que muestre los días laborables, las horas de trabajo y los tiempos de descanso para todos los calendarios base del proyecto.
Tarea	Utilice este informe personalizado para imprimir un informe que muestre la información de tareas. Puede utilizar tablas, filtros de tareas y otros elementos para crear un informe de tarea personalizado.
Recurso (materiales, de trabajo o ambos)	Utilice este informe personalizado para imprimir un informe que muestre la información de recursos. Puede utilizar tablas, filtros de recursos y otros elementos para crear un informe de tarea personalizado.
General	Utilice este informe personalizado para imprimir un informe en forma de tabla que muestre la información sobre tareas y recursos en filas y los incrementos de tiempo en columnas. Puede utilizar filtros de tareas o de recursos y otros elementos para crear un informe personalizado general. Si lo desea, también puede utilizar las vistas Uso de tareas y Uso de recursos para ver este tipo de información.